Le coût total de possession ne se limite pas au loyer ou au prix d’achat. Un suivi efficace suppose donc de centraliser l’ensemble des données et de distinguer les dépenses déjà facturées des coûts engagés, provisionnés ou encore prévisionnels.
Sommaire
Peut-on vraiment calculer le TCO en temps réel ?
Pas tout à fait. Le kilométrage, les achats de carburant, les recharges ou les péages peuvent remonter rapidement. En revanche, une réparation, un sinistre, une taxe ou une remise en état de fin de contrat ne sont connus qu’ultérieurement.
Il est donc plus juste de parler d’un TCO actualisé en continu, réunissant dépenses facturées, coûts engagés, provisions et prévisions jusqu’à la restitution ou à la revente. L’outil Verdir ma flotte, proposé par l’ADEME, compare d’ailleurs des coûts totaux annuels selon les véhicules et leurs usages, et non un coût instantané.
Solution 1 : Définir une méthode commune
Avant de choisir un logiciel, l’entreprise doit fixer les postes intégrés au calcul. Car sans définition commune, deux gestionnaires peuvent obtenir des TCO différents pour un même véhicule.
Le TCO financier peut être résumé ainsi :
TCO = financement ou loyers + assurance + entretien + pneumatiques + énergie + fiscalité + frais annexes – valeur de revente
Pour un véhicule en LLD, il faut notamment ajouter les éventuels kilomètres excédentaires, frais de restitution et coûts de sortie anticipée.
L’entreprise peut aussi suivre un TCO opérationnel, intégrant le véhicule relais, le convoyage ou la perte d’activité liée à une immobilisation. Ces coûts doivent rester identifiés séparément. Normal : une journée d’arrêt n’a pas la même valeur pour une voiture de fonction et pour un utilitaire indispensable à une tournée.
Enfin, il faut éviter les doubles comptages. Si l’entretien est inclus dans le loyer, il ne doit pas être ajouté une seconde fois. Un dictionnaire de données doit préciser la définition, la source et la fréquence de mise à jour de chaque poste.
Solution 2 : Centraliser les données
Le suivi devient fragile lorsque les informations sont dispersées. Aussi, le tableau de bord doit rapprocher :
– les contrats
– les factures
– les cartes carburant
– les données de recharge
– l’entretien
– les sinistres
– les péages
– les kilométrages.
Les connexions par API sont préférables aux imports manuels lorsqu’elles sont disponibles. Le système doit également repérer les doublons, les kilométrages incohérents, les transactions sans véhicule ou les dépenses postérieures à la restitution.
Bon à savoir : Pour calculer un TCO, le kilométrage, la consommation ou les heures moteur suffisent souvent. Ainsi, il n’est pas toujours nécessaire de conserver le détail des déplacements.
Solution 3 : Automatiser les coûts variables
Les dépenses d’énergie peuvent être intégrées après chaque transaction.
Pour le carburant :
Coût carburant au kilomètre = dépenses de carburant ÷ kilomètres parcourus
Le système peut détecter les volumes anormaux, les pleins très rapprochés ou les achats effectués hors période d’utilisation. Les données ouvertes du site gouvernemental Prix des carburants permettent aussi de comparer les tarifs payés avec ceux du marché.
Pour les véhicules électriques, il faut additionner les recharges sur site, à domicile et sur les bornes publiques, ainsi que les abonnements. Le calcul doit reposer sur le prix réel de chaque session.
L’entretien et les pneumatiques sont enregistrés à réception des factures. Pour éviter un TCO artificiellement bas avant une grosse révision, l’entreprise peut créer une provision kilométrique.
Solution 4 : Actualiser les coûts fixes et les provisions
Les loyers, assurances et frais de gestion peuvent être répartis mensuellement ou quotidiennement.
Les taxes sur les véhicules sont annuelles, mais leur calcul tient notamment compte de la proportion annuelle d’affectation. Le BOFiP la détermine à partir du nombre de jours d’affectation rapporté aux 365 ou 366 jours de l’année. Une provision progressive permet donc d’intégrer cette charge avant sa déclaration définitive.
La même méthode peut être appliquée aux kilomètres excédentaires, aux dommages de restitution ou aux pneumatiques non conformes.
Pour un véhicule acheté, il faut distinguer la valeur nette comptable de la valeur de revente estimée, qui reste prévisionnelle tant que le véhicule n’est pas vendu.
Solution 5 : Construire un tableau de bord utile
Le tableau de bord doit aider à décider, et pas seulement afficher une dépense totale. Il peut suivre le TCO cumulé et mensuel, le coût au kilomètre, les coûts d’énergie et d’entretien, les immobilisations, l’écart au budget et la projection kilométrique de fin de contrat.
Il est préférable d’afficher séparément :
- le TCO réel, correspondant aux dépenses facturées et validées
- le TCO engagé, qui ajoute les coûts dus mais pas encore facturés
- le TCO prévisionnel, projeté jusqu’à la restitution ou à la revente.
Des alertes peuvent être déclenchées en cas de consommation anormale, de dépassement kilométrique probable, d’entretien en hausse, d’immobilisation prolongée ou de TCO supérieur au budget.
Exemple de calcul =
Pour un véhicule parcourant 2 200 km dans le mois :
- loyer : 560 €
- assurance : 95 €
- provision fiscale : 45 €
- carburant : 260 €
- entretien et pneumatiques provisionnés : 100 €
- péages : 50 €
- gestion : 30 €.
Le TCO mensuel actualisé atteint alors 1 140 €, soit environ 0,52 € par kilomètre, ce résultat restant évidemment provisoire : une facture de réparation ou une régularisation pouvant encore le modifier.
