Le véhicule de fonction reste un avantage apprécié des collaborateurs, mais son coût a fortement évolué. Fiscalité, usage privé, assurance, amendes, recharge ou restitution : voici les règles à connaître en 2026.
Sommaire
Véhicule de fonction ou véhicule de service : Quelle différence ?
Le véhicule de fonction est mis à la disposition permanente d’un salarié pour ses déplacements professionnels, mais aussi pour ses trajets personnels. Sauf restriction prévue par l’entreprise, il peut donc généralement être utilisé pour les trajets domicile-travail, les week-ends et les vacances.
Cet usage privé constitue un avantage en nature. Sa valeur est intégrée à la rémunération du salarié, soumise aux cotisations sociales et prise en compte dans son revenu imposable. Le montant correspondant apparaît normalement sur le bulletin de paie et est intégré à la déclaration de revenus pré-remplie.
Le véhicule de service, lui, est destiné aux déplacements professionnels et doit, en principe, être restitué en dehors des périodes de travail. L’entreprise peut éventuellement autoriser le salarié à effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail, sans pour autant lui permettre de l’utiliser librement pendant ses loisirs.
En pratique, ce n’est pas le nom donné au véhicule qui détermine son régime, mais ses conditions réelles d’utilisation. Un véhicule présenté comme un véhicule de service mais conservé librement par le salarié le soir, le week-end et pendant ses congés peut être considéré comme un avantage en nature.
À quels salariés attribuer un véhicule de fonction ?
Aucun texte n’impose d’attribuer un véhicule de fonction à une catégorie précise de salariés. L’entreprise peut le réserver aux collaborateurs qui parcourent de nombreux kilomètres, aux commerciaux, aux techniciens itinérants, aux cadres dirigeants ou à certaines fonctions pour lesquelles il représente un outil d’attractivité et de fidélisation.
Les critères d’attribution doivent néanmoins être objectifs, cohérents et précis. Car plus les règles sont précises, moins l’entreprise risque de rencontrer des litiges au moment d’un changement de poste, d’un arrêt de travail ou du départ du salarié.
Que doit prévoir la car policy ?
La car policy ne doit pas seulement dresser une liste de modèles disponibles. Elle doit définir les conditions d’attribution et d’utilisation du véhicule.
Le document peut notamment préciser :
- le budget ou la catégorie de véhicule selon la fonction
- le kilométrage annuel de référence
- la durée prévue de détention ou de location
- les possibilités de choix laissées au salarié
- les équipements autorisés
- les conditions d’utilisation privée
- la prise en charge du carburant ou de l’électricité
- les règles applicables aux péages et au stationnement
- les personnes autorisées à conduire
- les déplacements à l’étranger
- les obligations d’entretien
- les procédures en cas de panne, de vol ou d’accident
- les règles de restitution.
L’entreprise doit également indiquer clairement si le conjoint ou les enfants du salarié peuvent conduire le véhicule. Cette autorisation dépend du contrat d’assurance. Un prêt non prévu peut entraîner une franchise plus élevée ou une limitation de garantie.
La car policy doit enfin préciser la procédure applicable en cas de suspension ou d’annulation du permis de conduire. Lorsque la conduite est nécessaire à l’emploi, l’employeur peut vérifier régulièrement que le salarié possède toujours un permis valide correspondant à la catégorie du véhicule. Il peut demander à voir l’original, mais ne peut ni conserver une photocopie ni demander le nombre de points restant sur le permis. Le contrat ou le règlement intérieur peut obliger le salarié à signaler immédiatement une suspension ou un retrait.
Comment calculer l’avantage en nature en 2026 ?
L’avantage en nature correspond à la valeur de l’utilisation personnelle du véhicule. L’employeur peut l’évaluer de deux manières :
- à partir des dépenses réellement engagées
- selon un forfait annuel.
Le choix appartient à l’employeur. Il peut comparer les deux méthodes afin de retenir celle qui correspond le mieux à la situation, à condition de disposer des justificatifs nécessaires.
L’évaluation selon les dépenses réelles
Pour un véhicule acheté, l’entreprise retient l’amortissement du véhicule sur cinq ans, l’assurance, l’entretien et, le cas échéant, les dépenses de carburant prises en charge pour l’usage privé. Lorsque le véhicule a plus de cinq ans, l’amortissement annuel retenu est fixé à 10%.
Pour un véhicule loué, le calcul repose sur le coût annuel de la location, de l’entretien, de l’assurance et, le cas échéant, du carburant.
Ces dépenses sont ensuite réparties entre les kilomètres professionnels et personnels. Cette méthode suppose donc de pouvoir distinguer précisément les deux usages.
L’évaluation forfaitaire
Deux barèmes coexistent en 2026 selon la date à laquelle le véhicule a été mis à la disposition du salarié.
– Véhicule mis à disposition jusqu’au 31 janvier 2025
Pour un véhicule acheté, l’avantage annuel correspond à :
- 9% du prix d’achat TTC
- 6% si le véhicule a plus de cinq ans
- 12% lorsque l’employeur prend également en charge le carburant ;
- 9% avec carburant lorsque le véhicule a plus de cinq ans.
Pour un véhicule loué ou en location avec option d’achat, le forfait représente 30% du coût annuel de la location, de l’entretien et de l’assurance. Il atteint 40% lorsque l’employeur prend également en charge le carburant.
– Véhicule mis à disposition depuis le 1er février 2025
Pour les véhicules nouvellement attribués, le forfait a fortement augmenté.
Pour un véhicule acheté, l’avantage annuel correspond désormais à :
- 15% du prix d’achat TTC
- 10% lorsque le véhicule a plus de cinq ans
- 20% lorsque l’employeur prend également en charge le carburant
- 15% avec carburant lorsque le véhicule a plus de cinq ans.
Pour un véhicule loué ou en LOA, le forfait représente 50% du coût annuel de la location, de l’entretien et de l’assurance. Il atteint 67% lorsque l’employeur prend également en charge le carburant.
Cette évolution peut sensiblement réduire le salaire net du collaborateur et augmenter les cotisations patronales. Avant d’attribuer un nouveau véhicule, l’entreprise doit donc communiquer au salarié une estimation mensuelle de l’avantage en nature.
Exemple de calcul :
Une entreprise loue un véhicule depuis mars 2026. La location, l’entretien et l’assurance représentent 12 000 € TTC par an. Le carburant personnel n’est pas pris en charge.
L’avantage en nature forfaitaire est égal à :
12 000 × 50 % = 6 000 € par an, soit 500 € par mois.
Ces 500 € ne sont pas versés au salarié. Ils sont ajoutés à son salaire brut pour calculer les cotisations, puis retranchés du montant net à payer puisqu’ils correspondent à un avantage déjà reçu sous la forme du véhicule.
Pourquoi le véhicule électrique reste-t-il avantageux ?
Pour les véhicules électriques mis à disposition entre le 1er février 2025 et le 31 décembre 2027, un régime favorable est prévu lorsque le modèle respecte le score environnemental requis.
Les frais d’électricité payés par l’employeur pour la recharge ne sont pas intégrés dans le calcul. L’avantage en nature bénéficie également d’un abattement de 70%, dans la limite de 4 641,60€ par an en 2026.
Reprenons le véhicule loué pour un coût annuel de 12 000 €. Le forfait normal atteint 6 000 €. Pour un véhicule électrique éligible, la réduction de 70% représente 4 200 €, soit un montant inférieur au plafond.
L’avantage en nature est donc ramené à :
6 000 – 4 200 = 1 800 € par an, soit 150 € par mois.
L’éligibilité doit toutefois être vérifiée sur la version exacte du véhicule. Le seul fait qu’un modèle soit électrique ne garantit pas automatiquement l’application de l’abattement renforcé.
Quelles règles pour la borne de recharge ?
Lorsque le salarié utilise gratuitement une borne installée sur son lieu de travail, l’avantage résultant de l’utilisation privée de cette borne est évalué à zéro, y compris pour l’électricité consommée.
Pour une borne installée au domicile, les règles varient selon qu’elle reste ou non chez le salarié à la fin du contrat de travail. Lorsque la borne demeure au domicile, la prise en charge de l’achat et de l’installation peut être exclue des cotisations dans certaines limites. Les autres frais liés à son utilisation ou à sa location bénéficient également d’un régime spécifique.
La car policy doit prévoir le mode de remboursement de l’électricité consommée à domicile : relevé transmis par la borne, remboursement au coût réel du kilowattheure ou forfait documenté. Elle doit aussi préciser à qui appartient l’équipement et ce qu’il advient lors du départ du salarié.
Quel est le coût fiscal d’un véhicule de fonction pour l’entreprise ?
Le coût d’un véhicule de fonction ne se limite pas au prix d’achat ou au loyer mensuel. L’entreprise doit intégrer l’assurance, l’entretien, les pneumatiques, l’énergie, la gestion, les éventuelles restitutions anticipées et la fiscalité.
Les taxes annuelles sur les véhicules
L’ancienne taxe sur les véhicules de société a été remplacée par deux taxes :
- la taxe annuelle sur les émissions de CO2
- la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques.
Elles concernent notamment les entreprises qui possèdent des véhicules de tourisme, les louent ou en disposent dans le cadre d’une mise à disposition. Depuis 2025, les véhicules hybrides ne bénéficient plus de l’ancienne exonération de taxe sur les émissions de CO2.
Les véhicules exclusivement électriques restent particulièrement intéressants, puisqu’ils n’émettent pas de CO2 à l’usage et relèvent de la catégorie la plus favorable pour les polluants atmosphériques.
Le plafonnement de l’amortissement
Pour une voiture particulière, l’intégralité du prix d’achat n’est pas toujours fiscalement déductible. Le plafond dépend des émissions de CO2 :
- 30 000 € pour un véhicule émettant moins de 20 g/km ;
- 20 300 € entre 20 et 59 g/km ;
- 18 300 € entre 60 et 130 g/km ;
- 9 900 € à partir de 131 g/km.
La fraction de l’amortissement correspondant au prix dépassant le plafond doit être réintégrée dans le résultat imposable. En LLD ou en crédit-bail, une fraction équivalente du loyer peut également ne pas être déductible.
La TVA
En principe, la TVA grevant l’achat ou la location d’une voiture particulière conçue pour transporter des personnes n’est pas récupérable, sauf activités ou affectations particulières prévues par les textes.
Une attention spécifique est toutefois nécessaire lorsque le salarié fournit une véritable contrepartie pour disposer du véhicule, par exemple au moyen d’une retenue sur salaire ou d’un budget convertible en rémunération.
Dans certaines configurations, la mise à disposition peut être considérée comme une prestation de services payante soumise à TVA, avec des conséquences sur le droit à déduction.
Qui paie le carburant, la recharge, les péages et le stationnement ?
L’entreprise doit distinguer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles.
Elle peut décider de prendre en charge :
- uniquement l’énergie consommée pour les missions professionnelles
- l’ensemble du carburant ou de l’électricité
- les dépenses dans la limite d’un plafond
- uniquement les recharges effectuées sur les sites de l’entreprise.
Pour un véhicule thermique, la prise en charge du carburant utilisé à titre personnel augmente l’avantage en nature. Une carte carburant doit donc être paramétrée et contrôlée en fonction des règles choisies.
Les péages et frais de stationnement engagés pour une mission professionnelle constituent des frais professionnels. Ceux correspondant aux vacances, aux loisirs ou aux déplacements privés restent normalement à la charge du salarié, sauf disposition plus favorable prévue par l’employeur.
Les amendes ne constituent jamais un coût normal d’utilisation du véhicule. Pour certaines infractions constatées automatiquement avec un véhicule immatriculé au nom d’une personne morale, le représentant légal doit désigner le conducteur dans un délai de 45 jours. À défaut, l’entreprise reçoit une amende pour non-désignation, qui s’ajoute à l’amende initiale.
Qui est responsable de l’entretien et des dommages ?
L’entreprise, propriétaire ou locataire, reste responsable de l’organisation de l’entretien du véhicule. Le salarié doit néanmoins :
- respecter les échéances
- surveiller les témoins d’alerte
- vérifier régulièrement les pneumatiques
- signaler rapidement toute anomalie.
La car policy peut lui imposer de prendre rendez-vous auprès d’un réseau agréé ou d’alerter le gestionnaire de flotte à l’approche d’une échéance.
En cas d’accident ou de dommage involontaire, l’employeur ne peut pas automatiquement retenir le coût de la réparation ou de la franchise sur le salaire. Un salarié n’a pas à rembourser les dégradations accidentelles du matériel de l’entreprise, sauf comportement volontaire ou situation particulière permettant d’établir sa responsabilité.
Le conducteur doit cependant respecter la procédure prévue : sécurisation des lieux, constat, déclaration au gestionnaire, transmission des photographies et respect du délai imposé par l’assureur.
Peut-on géolocaliser un véhicule de fonction ?
L’installation d’un dispositif de géolocalisation est possible lorsqu’elle répond à un objectif légitime : sécurité du véhicule, organisation des interventions, optimisation des tournées ou contrôle du respect des conditions d’utilisation.
Mais elle ne peut pas servir à contrôler constamment le salarié, à surveiller sa vitesse ou à collecter sa position sur ses temps privés. Le salarié doit pouvoir désactiver la géolocalisation en dehors de son temps de travail lorsqu’il est autorisé à utiliser personnellement le véhicule.
L’entreprise doit informer les salariés des finalités du dispositif, des destinataires des données, de leur durée de conservation et de leurs droits. Le CSE doit être informé ou consulté lorsque l’entreprise en possède un, et le traitement doit être inscrit dans le registre RGPD.
L’employeur peut-il retirer un véhicule de fonction à un collaborateur ?
Lorsqu’un véhicule de fonction avec usage privé est prévu par le contrat ou un avenant, il constitue un élément de la rémunération. L’employeur ne peut donc pas le supprimer unilatéralement sans respecter les dispositions contractuelles ou obtenir l’accord du salarié.
La situation doit être examinée avec prudence en cas de mutation, de changement de poste, de longue maladie ou de suspension du contrat. Une clause peut prévoir la restitution dans certaines circonstances, mais elle doit être appliquée exactement selon les conditions qu’elle fixe.
En cas de licenciement ou de démission, le véhicule doit normalement être restitué à la fin du contrat. Lorsque l’employeur dispense le salarié d’effectuer son préavis, celui-ci conserve néanmoins les salaires et avantages qu’il aurait reçus jusqu’à l’expiration du préavis. Si le véhicule était utilisable à titre personnel, l’employeur doit donc en maintenir l’usage pendant cette période ou indemniser le salarié pour sa privation.
Un état contradictoire doit être réalisé lors de la restitution : kilométrage, carrosserie, pneumatiques, câbles de recharge, carte carburant, documents, double des clés et équipements. Cette étape limite les contestations concernant les frais de remise en état.
FAQ – Véhicules de fonction en 2026
Le salarié peut-il refuser un véhicule de fonction ?
Lorsque le véhicule et l’avantage en nature sont prévus dès l’embauche, ils font partie des conditions contractuelles acceptées. Si l’employeur souhaite ajouter ultérieurement un véhicule en contrepartie d’une réduction de salaire ou d’une modification de la rémunération, l’accord du salarié est nécessaire.
Le salarié peut-il partir en vacances à l’étranger ?
Tout dépend des règles de l’entreprise et de la couverture d’assurance. Le salarié doit vérifier les pays couverts, les documents nécessaires, l’assistance et les éventuelles restrictions liées au contrat de location.
L’employeur doit-il payer le carburant personnel ?
Non. Il peut limiter la carte carburant aux déplacements professionnels. Lorsqu’il prend en charge le carburant personnel d’un véhicule thermique, cette dépense doit être intégrée à l’évaluation de l’avantage en nature.
Le salarié peut-il utiliser librement le véhicule pendant un arrêt maladie ?
La réponse dépend du contrat, de l’avenant et de la car policy. Lorsque le véhicule constitue un avantage contractuel, sa restitution ne peut pas être exigée automatiquement sans vérifier les clauses applicables.
Quel véhicule de fonction choisir en 2026 ?
Le bon véhicule est celui qui correspond à l’usage réel, au kilométrage, aux possibilités de recharge et au budget global. L’électrique éligible au score environnemental bénéficie généralement d’un avantage important pour l’entreprise comme pour le salarié.
