La réussite d’un appel d’offres flotte ne dépend pas seulement des tarifs obtenus. Un appel d’offres bien préparé repose sur la qualité des données de départ, la précision du cahier des charges, la comparaison du coût global et la préparation du déploiement.
Sommaire
1. Définir le périmètre et les responsabilités
Financement, LLD, entretien, pneumatiques, assurance, télématique, recharge, gestion des sinistres ou encore restitution des véhicules… La première étape consiste à préciser les prestations remises en concurrence.
L’entreprise doit ensuite choisir entre un prestataire principal et plusieurs fournisseurs spécialisés, chaque solution possédant ses avantages et ses inconvénients. Ainsi, un contrat global simplifie le pilotage, mais accroît la dépendance. Quant au découpage en lots, il favorise la spécialisation et la concurrence, encore faut-il définir clairement les différents points : qui fournit le véhicule relais, et qui contrôle les factures ou centralise les données, par exemple.
Attention : Le projet doit associer les principales fonctions concernées. A savoir la flotte, les achats, les RH, la RSE, l’informatique et le juridique notamment. En effet, cette organisation évitera de sélectionner une solution séduisante sur le papier, mais incompatible avec les usages ou la car policy. Cette phase de cadrage conditionne en grande partie la réussite de l’appel d’offres.
2. Auditer la flotte avant un appel d’offres
Le cahier des charges doit partir de données réelles. Un audit portant, par exemple, sur les douze à vingt-quatre derniers mois permet d’analyser :
- les kilométrages
- les loyers et coûts d’entretien
- les consommations d’énergie
- les sinistres et immobilisations
- les frais de restitution
- la fiscalité
- le taux d’utilisation des véhicules.
L’entreprise doit également recenser les difficultés rencontrées avec le contrat actuel. Ceci, même s’il ne s’agit pas de reproduire automatiquement le parc existant. Ainsi, la consultation doit intégrer les évolutions prévisibles, c’est-à-dire les recrutements, l’ouverture ou la fermeture de sites, l’électrification, la baisse des kilométrages, l’autopartage ou la modification des catégories de véhicules. Cet audit constitue une base indispensable avant de lancer un appel d’offres.
3. Réaliser un sourcing sans favoriser un fournisseur
Rencontrer les opérateurs avant de finaliser le dossier permet de vérifier l’état du marché. Sachez que, dans la commande publique, ces études et échanges préalables sont autorisés par l’article R. 2111-1 du Code de la commande publique, à condition de ne pas fausser la concurrence ni de méconnaître les principes de la commande publique. La Direction des achats de l’État présente d’ailleurs le sourçage comme un levier de performance des achats dans son guide du sourçage opérationnel. Cette étape permet de construire un appel d’offres réaliste, en phase avec les pratiques du marché.
En résumé, le sourcing ne doit pas conduire à construire le cahier des charges autour de la solution d’un seul opérateur, mais sert à identifier les pratiques du marché, les exigences réalistes et les différentes réponses possibles.
4. Rédiger le cahier des charges à partir des usages
Plutôt que d’imposer une liste de modèles, l’entreprise peut définir des profils d’utilisation : véhicule de fonction urbain, commercial grand rouleur, véhicule de service partagé ou utilitaire d’intervention.
Pour chaque profil, elle précise notamment :
- les volumes
- le kilométrage annuel
- la durée de détention ou de location
- les types de parcours
- la charge utile
- les équipements nécessaires
- les conditions de stationnement et de recharge.
Les candidats devront ensuite chiffrer les mêmes scénarios afin de rendre leurs propositions comparables.
Bon à savoir : Dans la commande publique, la référence à une marque ou à un modèle susceptible de favoriser certains produits n’est admise que dans certaines situations justifiées, et doit alors être accompagnée de la mention « ou équivalent », conformément à l’article R. 2111-7 du Code de la commande publique. Un cahier des charges bien rédigé facilite la comparaison des offres lors de l’appel d’offres.
5. Comparer le TCO plutôt que le seul loyer
Attention : le loyer affiché ne couvre pas toujours les mêmes prestations. Une offre peu coûteuse peut exclure certains pneumatiques, limiter le véhicule relais, appliquer un tarif élevé aux kilomètres supplémentaires ou prévoir des frais de restitution importants. La comparaison doit donc reposer sur une méthode commune de TCO. Cette méthode garantit une analyse objective des propositions reçues dans le cadre de l’appel d’offres. À titre indicatif, ce peut être :
TCO = financement ou loyers + énergie + entretien + pneumatiques + assurance + fiscalité + gestion + immobilisations + frais de restitution.
Mais pour comparer correctement les offres, le dossier doit imposer les mêmes exigences et spécificités. Et chaque candidat devra remettre un bordereau suffisamment détaillé pour permettre de reconstituer son calcul.
6. Équilibrer prix, qualité et environnement
Si le TCO doit conserver une place importante, il ne doit pas écraser les autres critères pour autant. Car la couverture du réseau, les délais de livraison, la qualité des données, les véhicules relais, l’accompagnement à la recharge et le déploiement influencent directement le coût réel. Dans un appel d’offres, l’objectif est de trouver le meilleur équilibre entre coût, qualité de service et performance environnementale.
Dans la commande publique, l’offre la plus avantageuse peut être sélectionnée à partir du prix, du coût ou d’une pluralité de critères qualitatifs, environnementaux ou sociaux.
Bon à savoir : Pour les consultations engagées ou les avis envoyés à la publication à compter du 21 août 2026, le coût utilisé comme critère unique devra prendre en compte les caractéristiques environnementales de l’offre. En cas de pluralité de critères, au moins l’un d’eux devra intégrer ces caractéristiques, conformément à la future version de l’article R. 2152-7 du Code de la commande publique.
7. Transformer les promesses en engagements contractuels
Les niveaux de service doivent préciser :
- l’indicateur mesuré
- le point de départ du délai
- la source utilisée
- les horaires de service
- les éventuelles exclusions.
Le contrat peut également prévoir une procédure d’escalade, des pénalités ou avoirs proportionnés et, dans certaines situations, le recours à un autre prestataire. Attention : ces mécanismes doivent être expressément définis : ils ne s’appliquent pas automatiquement.
Bon à savoir : Dans la commande publique, l’appel d’offres ouvert ou restreint est juridiquement une procédure sans négociation. Dans le secteur privé, le règlement de la consultation doit simplement préciser si une phase de négociation est organisée. Un appel d’offres bien encadré sur le plan contractuel limite les risques de désaccord pendant toute la durée du marché.
8. Sécuriser les données et la géolocalisation
Le cahier des charges doit préciser les données accessibles, leur format, leur fréquence de mise à jour, les exports, les API, l’hébergement, les sous-traitants, les mesures de cybersécurité et la restitution de l’historique à la fin du contrat. Ces éléments doivent être clairement définis dès l’appel d’offres afin d’éviter tout litige lors de l’exécution du contrat.
En cas de géolocalisation, les finalités doivent être légitimes, définies et proportionnées. Les salariés doivent en être informés, les accès réservés aux personnes habilitées et les durées de conservation encadrées.
La CNIL exclut notamment le contrôle permanent des salariés et la collecte de leur localisation en dehors du temps de travail. Les conducteurs doivent pouvoir désactiver la transmission de leur position hors temps de travail lorsque le véhicule est également utilisé à titre privé. Les règles sont détaillées dans la fiche de la CNIL sur la géolocalisation des véhicules des salariés.
9. Tester les solutions et préparer le déploiement
Avant la notation, l’entreprise doit vérifier que tous les candidats ont chiffré le même périmètre et utilisé les hypothèses demandées. Ces vérifications permettent de sécuriser l’appel d’offres avant l’attribution du marché.
Les soutenances peuvent s’appuyer sur des situations concrètes : véhicule non livré, utilitaire immobilisé, recharge au domicile, erreur de facturation ou restitution contestée.
Pour les logiciels, la télématique, l’autopartage ou la recharge, un pilote peut permettre de tester la qualité des données, l’application conducteur, les interfaces informatiques et la réactivité du support.
Le déploiement doit enfin être préparé avant la signature : migration des données, reprise des contrats, formation, communication aux conducteurs, gestion des commandes en cours et continuité des prestations.
Une clause de réversibilité doit permettre à l’entreprise de récupérer ses données dans un format exploitable et de changer de fournisseur sans rupture majeure.
10. Piloter les résultats après l’attribution
La performance d’un appel d’offres se mesure lors de l’exécution du contrat. Les comités de pilotage peuvent suivre :
- le TCO réel
- les délais de livraison
- les immobilisations
- les erreurs de facturation
- les frais de restitution
- la satisfaction des utilisateurs
- le respect des SLA.
Chaque écart significatif devra déboucher sur un plan d’action comportant un responsable et une échéance. Une clause de progrès peut également demander au prestataire de proposer régulièrement des économies ou des améliorations de service.
Les principales erreurs à éviter
Les échecs proviennent généralement des mêmes causes. A savoir :
– des données de départ insuffisantes
– une sélection fondée sur le seul loyer
– un cahier des charges trop rigide
– des hypothèses différentes selon les candidats
– des engagements de service non contractualisés
– une dépendance à une plateforme fermée
– une transition mal préparée.
Un appel d’offres bien préparé permet non seulement d’obtenir de meilleures conditions économiques, mais aussi de sécuriser la relation avec le futur prestataire sur toute la durée du contrat. Pour réussir un appel d’offres, la bonne méthode consiste à auditer les usages, harmoniser les calculs, comparer le coût global et préparer l’exécution avant même de désigner le fournisseur.
