Bien plus qu’un document administratif, une car policy contribue à maîtriser les coûts de la flotte, à garantir l’équité de traitement entre les collaborateurs et à réduire les risques juridiques. Voici comment mener une car policy efficace et performante en 5 étapes majeures.
Sommaire
Etape 1 : Analyser les besoins réels de mobilité
C’est une évidence: avant de rédiger ou de réviser une car policy, une analyse objective des besoins de mobilité professionnelle est évidemment indispensable. Quels sont les profils de conducteurs ? Quels sont leurs usages réels (kilométrage annuel, types de routes, zones de circulation) ? Quelles contraintes spécifiques pèsent sur certains métiers (transport de matériel, représentation client, mobilité internationale) ?
Cette analyse permettra d’éviter deux écueils classiques: la sur-attribution (donner un véhicule premium à un salarié qui ne parcourt que 5 000 km par an) et la sous-attribution (attribuer un véhicule inadapté à un commercial qui parcourt 50 000 km par an). Elle aidera également à identifier les personnes pour lesquelles le véhicule de société n’est pas la solution optimale, et qui pourraient bénéficier du Forfait mobilités durables ou d’une voiture de service partagée.
Un conseil : A cette analyse une consultation des parties prenantes est un atout majeur. Pour être acceptée et respectée, la car policy doit être perçue comme le fruit d’une réflexion collective, non comme une décision imposée «d’en haut».
Etape 2 : Définir les catégories de véhicules et les critères d’attribution
Au cœur de la car policy, il s’agit de définir quel type de véhicule est accessible selon le niveau hiérarchique, le métier ou le besoin fonctionnel des collaborateurs. Ce système doit à la fois être lisible (c’est-à-dire sans trop de catégories), équitable et économiquement cohérent.
Bon à savoir : Les critères d’attribution les plus courants combinent le statut hiérarchique, la fonction et le kilométrage annuel. Pour chaque catégorie, la car policy définira alors un niveau de loyer mensuel maximal ou une liste de véhicules autorisés parmi un catalogue restreint.
Un conseil : intégrez systématiquement des options électriques ou hybrides rechargeables dans chaque catégorie. Pour respecter les obligations légales évidemment, mais aussi parce que les véhicules électriques offrent souvent un TCO compétitif et des avantages en nature fiscalement optimisés pour les salariés).
Etape 3 : Encadrer les conditions d’utilisation
Une bonne car policy doit préciser clairement les conditions d’utilisation des véhicules de société.
- L’utilisation personnelle est-elle autorisée ou non ?
- Quelles limites géographiques ?
- Le salarié peut-il prendre à bord des passagers non salariés ?
- Le véhicule peut-il quitter le territoire national ?
- Les animaux de compagnie sont-ils acceptés ?
Pour quoi ces règles bien définies ? Parce qu’elles ont des implications importantes sur les contrats d’assurance, sur le calcul de l’avantage en nature et sur la responsabilité en cas d’accident.
Un conseil : Définissez également les obligations du conducteur. Comme l’entretien courant qu’il aura à effectuer, le signalement des éventuelles anomalies, les procédures à suivre en cas de sinistre etc…
Etape 4 : Intégrer les enjeux RSE et réglementaires
Une car policy efficace devra nécessairement intégrer les enjeux environnementaux et réglementaires. Il s’agit donc de
- Définir des objectifs de réduction des émissions de CO2 de la flotte.
- Fixer une part minimale de véhicules électriques ou hybrides rechargeables dans les attributions.
- Encourager l’éco-conduite.
L’intégration d’objectifs RSE dans la car policy renforcera la cohérence de la stratégie d’entreprise, et enverra un signal fort. En interne comme en externe.
Un conseil : De plus en plus d’entreprises conditionnent l’accès à la catégorie supérieure de véhicule au choix d’une motorisation électrique ou hybride, créant ainsi un mécanisme incitatif vertueux.
Etape 5 : Communiquer, former et maintenir le document à jour
La communication est une étape clé : la car policy doit être accessible à tous les conducteurs, et expliqué lors de la remise du véhicule. Un impératif, donc: former les managers à la car policy. En effet, ce sont eux qui, au quotidien, répondront aux questions des collaborateurs, et qui devront garantir l’application des règles de manière équitable.
Un conseil : Le marché automobile, la réglementation, les besoins de l’entreprise et les attentes des collaborateurs évoluant rapidement, planifiez une révision annuelle de la car policy. De toute évidence, une politique véhicule datant de plus de deux ans risque fort d’être déconnectée des réalités du terrain !
