Pour bien gérer sa flotte de véhicules, le responsable de parc automobile doit forcément passer par la rédaction de la car policy. Il s’agit d’un document primordial pour assurer une bonne compréhension des règles de la flotte automobile. Make a Move récapitule les informations à retrouver dans cette charte dédiée aux véhicules de fonction pour vous aider à y voir plus clair dans la gestion de flotte.
Une car policy, c’est quoi?
La car policy est, comme nous venons de le définir, un outil d’aide pour délimiter clairement les règles qui entourent le parc automobile. Fortement conseillée dès lors que la flotte dépasse 50 véhicules, la car policy rassemble un grand nombre d’avantages. Elle permet de définir les modèles et marques sélectionnés pour le parc automobile, et de décider de leur attribution aux employés. Si vous vous voyez accorder un véhicule de fonction, c’est grâce à elle que vous connaîtrez tous les détails de son utilisation. Quelles sont les démarches pour l’entretien du véhicule? Quid de la conduite dans la sphère privée? Un autre conducteur est-il autorisé à rouler avec votre véhicule de fonction? Toutes les réponses à vos questions se trouvent dans la car policy!
Si elle simplifie les choses du côté du conducteur, l’entreprise s’en trouve elle aussi bien aidée. En effet, la car policy lui permet de faire des économies puisqu’elle définit exactement le nombre d’employés qui ont besoin de voitures, et donc logiquement le nombre de véhicules. De cette manière, la société peut envisager des négociations de tarifs groupés auprès des constructeurs ou des loueurs. Une bonne car policy offre aussi la possibilité de réduire de manière efficace le TCO. Aussi appelé le coût total de possession, ce dernier est la somme de tous les coûts engendrés par la flotte automobile (entretien, assurance, amortissement, charges, etc).
Dernier avantage non négligeable de la car policy: l’aspect environnemental. Si cette charte permet d’assurer le renouvellement de la flotte automobile de manière simplifiée, c’est là l’occasion de changer pour du mieux! Et par mieux, on entend ici des véhicules plus propres, comme des voitures électriques ou hybrides rechargeables. Le bon moyen pour faire un geste pour la planète en améliorant sa politique RSE!
Qui sont les différents acteurs de la car policy?
La car policy concerne en réalité de nombreux services de l’entreprise, notamment lors de son élaboration, mais aussi après auprès des salariés.
Les différents secteurs de l’entreprise
Pour une car policy efficace, le mieux est d’accorder les secteurs concernés pour gagner du temps. La direction générale, la direction des ressources humaines, le département des achats, le gestionnaire de flotte ainsi que la direction financière devront s’allier pour la rédaction de la charte. La DRH apportera les informations concernant les employés et leur besoin. Les trois autres départements se chargeront d’établir la grille de véhicules. Cette dernière détaille les véhicules sélectionnés par l’entreprise: marque, modèle, kilométrage annuel, options, etc. Le responsable de flotte dispose d’une vue d’ensemble sur le parc automobile grâce aux outils et logiciels de gestion de flotte, ce qui lui permettra d’apporter une certaine expertise. Une fois la car policy établie, il n’aura plus qu’à la suivre afin de gagner en efficacité et optimiser sa flotte.
De ce travail d’équipe résulte l’attribution des véhicules de manière pertinente en fonction du métier (et par conséquent du kilométrage à réaliser). Attention toutefois à ne pas tomber dans l’extrême: ne perdez pas de temps en travaillant au cas par cas puisque cela risque d’être une perte d’énergie et d’argent.
Les collaborateurs
Lorsque les employés reçoivent les clés de leur voiture, ils doivent alors signer la car policy et respecter les règles qui en découlent. Parmi elles, on peut noter le nombre de kilomètres par jour et la zone géographique dans laquelle ils peuvent se déplacer. Sont aussi définies dans la charte les questions relatives à l’assurance, à l’entretien ou encore à la carte carburant. Les collaborateurs connaissent aussi les procédures en cas d’accident ou de panne, mais aussi les démarches en cas de changement de poste ou de fin de contrat. A cela s’ajoute comme nous l’avons précisé au début ce qu’il en est de la conduite le week-end et durant les vacances, si le véhicule peut être conduit par un tiers ainsi qu’un rappel des règles de base propres à chaque entreprise.
La car policy prend donc la forme d’une feuille de route plus qu’utile à l’heure où la gestion de flotte doit savoir jongler parfaitement entre les besoins des employés, les coûts de l’entreprise et les enjeux environnementaux.